L’irruption des technologies digitales – smartphones, tablettes – perturbe profondément l’organisation du travail, et par conséquent, elle baisse la productivité. En cause : le mauvais usage de ces outils omniprésents qui envahissent aussi la vie privée. Ne pas gérer correctement son temps peut vite être source de stress. Et vous, êtes-vous de ces personnes toujours débordées ? Délais serrés, charge de travail, e-mails vous submergent ?

Des sollicitations débordantes

Quelques chiffres pour fixer le cadre. Selon une récente étude du cabinet Deloitte, un manager reçoit en moyenne 150 messages par jour. En supposant qu’ils arrivent à intervalles réguliers sur une journée de 10 heures, cela lui laisse quatre minutes pour lire un message et réfléchir un moment avant d’y répondre. Combien de temps lui restera-t-il alors pour faire son travail ? En France, une étude d’Adobe estimait qu’en moyenne, chaque manager passe 56% de son temps à surfer sur Internet et répondre aux messages qu’il reçoit. Depuis quelques années, des entreprises militent en faveur d’une politique de maîtrise de l’envoi de messages électroniques en copie. Leur objectif est de limiter les flux dans les messageries, dont 80% proviennent de l’interne.

Les sollicitations intempestives finissent aussi par perturber la capacité de concentration des travailleurs ainsi que l’a montré en 2015 l’Étude d’Alyson Gausby “Microsoft Study Attention Span” conduite par Microsoft au Canada. La multiplication des écrans diminue d’un bon tiers la capacité de concentration. Résultat : 37% des travailleurs canadiens tentent de rattraper le temps perdu en travaillant tard le soir et pendant le week-end. Autre effet de ce travail en mode « zapping » : la qualité du travail baisse également. La situation est proche, voire similaire, en Suisse.

Existe-t-il vraiment des solutions ?

Une organisation plus efficace du temps est-elle possible ? Comment faire face à cet envahissement de stimuli de toutes sortes ? Un bon outil de gestion du temps peut-il apporter une solution à ce problème ?

La réponse est oui si l’on fait appel à sa capacité personnelle d’organisation. Pour cela, je vous invite à visionner la vidéo de Julien Gueniat, manager et formateur, qui présente l’utilisation de la matrice préférentielle. Cet outil vous aidera à définir la priorité parmi tous vos objectifs ou activités en les confrontant les uns aux autres et ainsi décider de manière rapide et simple.

Cet outil, comme beaucoup d’autres, figure dans un petit livre très intéressant qu’il vient de publier aux éditions Dunod : « 2h Chrono pour mieux m'organiser ». Cet ouvrage a pour but de vous aider à mieux appréhender vos journées grâce à des objectifs clairs, des priorités identifiées, une concentration accrue, sans oublier de préserver du temps pour vous. Conçu pour être lu et applicable rapidement, grâce aux nombreux infographies et exercices, il est nourri d'exemples, conseils et témoignages.

Si vous êtes débordés, de nombreux outils existent pour faciliter votre organisation. Cependant, la solution ne viendra pas que de l’outil, c’est surtout à vous de débrancher pour préserver votre efficacité…