Comment passer d’une formation présentielle à distancielle ? Expériences.

Il était une fois…

une formation prévue de longue date pour 15 apprentis vaudois. Une formation pour les aider à mieux s’organiser et à gérer leur temps.

Comme à deux c’est toujours mieux, deux formateurs ont relevé le défi et co-créé des bijoux de documents pour cette journée : cadre, programme ou dispositif de formation, objectifs pédagogiques, fil rouge, intention des exercices, pitch, travail préparatoire, PowerPoint, etc. Ils ont sélectionné des extraits vidéo, puisé les anecdotes dans leurs expériences et dans la bibliographie. Ils ont même prévu de mettre la main à la pâte pour visualiser et cuisiner un véritable gâteau de l’énergie.

Voilà que le virus débarque

Plus question de formation en salle. Ou alors virtuelle. Le séminaire est d’abord annulé. On se dit que la thématique est pourtant d’actualité : on doit sans cesse apprendre à s’organiser (ou se réorganiser) pour mieux gérer son temps. Aussi ou surtout en formation. Voilà nos deux formateurs qui se disent qu’une petite adaptation devrait faire l’affaire.

Rien de moins vrai. Va falloir changer de cuisine, de recette. Il n’est plus possible de cuisiner pour de vrai un gâteau de l’énergie en guise de dessert. Le défi est passionnant mais il faut tout reprendre. Du travail préparatoire au plan d’action en passant par les objectifs à rediscuter avec le mandant.

Nous avons passé beaucoup de temps pour adapter ce cours pour l’animer via ZOOM. Nous avons raccourci les séquences, varié les moyens et outils, créé des sous-groupes virtuels, multiplié les discussions en ligne (Live Chat), effectué une expérience chimique en LIVE, utilisé le tableau blanc, procédé à un sondage en ligne, sélectionné des vidéos adéquates.

Nous avons même initiés les participants aux techniques de pleine conscience. Une gageure en LIVE mais le résultat était supérieur à nos attentes et ils ont beaucoup apprécié l’énergie placée dans cette formation.

Faire des choix pour rendre digeste

Nous avons surtout dû couper, couper et couper encore. Les ciseaux, ce meilleur allié du formateur, ont sévi. Moins, c’est PLUS. La sauce a pris, les invités ont apprécié ces mets apprêtés avec amour, mijoté longtemps. De l’entrée au dessert, ce fût pour les participants et les formateurs, un vrai plaisir gustatif et une odeur de reviens-y. Pas de gâteau cuisiné en salle mais un très bon dessert.

Ce que nous avons constaté, ce que nous recommandons et que nous allons encore renforcer.

Liste non exhaustive:

Fort intérêt de la part de ce public-cible (17-25 ans) pour une formation sous cette forme. Un seul absent sur 15 inscrits dans la situation sanitaire actuelle, un vendredi, durant les vacances scolaires.

Depuis le début du semi-confinement, plusieurs participants-tes, mais pas tous-tes, sont devenus des pro des formations en ligne.

Chaque intervenant -e, chaque prof, chaque employeur y va de son type de plateforme : ZOOM, Skype, Face Time, Teams… Les jeunes ont – à juste titre – des attentes élevées et ne se privent pas de relater les expériences difficiles où leur profs “ne maitrisaient pas le truc ou le rythme ».

Technique

Avant

  • Envoyer un mode d’emploi pour Visio-formation, règles du jeu.
    • Ce sont souvent les maîtres d’apprentissage ou chargés de formation qui ont inscrit les participants via les emails professionnels sur le LMS de notre mandant. Soit l’email du participant, soit celui du maître d’apprentissage.
    • Résultat : les travaux préparatoires ou le lien vers la Visio-formation ne parviennent pas ou tardivement aux participants-tes qui n’ont pas accès à leur emails pro en télétravail ou durant les vacances.
  • Envoyer des documents de formation (Travail préparatoire ou support de cours) sur des emails privés, pose la question du respect de la sphère privée. Les jeunes participants-es n’y sont pas vraiment sensibles.
  • Rappeler l’importance du travail préparatoire Même à la maison, les participants-es ne ne sont pas en vacances.
  • Chacun n’a pas son propre ordi. Penser à ceux qui passent leur journée ZOOM / TEAMS sur un iPhone ou un Samsung. Pas facile de tout lire, de voter, de chatter, de montrer à l’écran et d’être vu ou entendu dans de bonnes conditions.

Pendant

  • Animer à deux tant la charge est lourde : aspects pédagogiques, virtuels, techniques, nouveauté du canal.
  • Mettre à dispo un moment « Bac à sable » de 15 minutes avant le début pour la mise en route.
  • Enregistrer quelques séquences ZOOM pour le suivi.
  • Contrairement à d’autres tranches d’âge, les jeunes se moquent d’être vus dans leur cuisine, vautrés sur leur canapé ou dans leur chambre mal rangée. D’autres ont soigné leur apparence, leur environnement.

Après

Méthodologie

Avant

  • Chacun n’a pas son propre ordi. Penser à ceux qui passent leur journée ZOOM/TEAMS sur un iPhone ou un Samsung. Pas facile de tout lire, de voter, de chatter, de montrer à l’écran et d’être vu ou entendu dans de bonnes conditions.
  • Placer des mini-pauses. En intégrer aux travaux en sous-groupes.
  • Le « Chat » permet aux participants de communiquer entre eux. Ces interactions échappent au formateur.

Pendant

  • Varier au maximum les activités, le rythme, les séquences, les moyens.
  • Oser des options en dehors de ZOOM ou TEAMS.
  • Faire bouger les participants dans leur environnement : balcon, cuisine s’ils le souhaitent.
  • Leur proposer de s’appeler en binôme pour discuter d’une thématique en marchant (Marche réflexive).

Après

  • Possibilité de refaire une mini session via ZOOM/Teams de 20’ pour assurer le suivi.
  • Vérifier la mise en application du plan d’action


« L’art d’agir ensemble ». De la parole aux actes !

Le 28 août 2019, nous avons réuni une vingtaine d’invités (directeurs, entrepreneurs, responsable en ressources humaines, responsable de formation) pour expérimenter « L’art d’agir ensemble » et nous enrichir mutuellement.

Cette rencontre a permis de valider certains leviers et d’en faire émerger des nouveaux.

Les 7 clés mises en évidence.

  • Se connaître

Qui suis-je et qui sont les autres dans le contexte dans lequel nous sommes amenés à travailler ensemble ?

  • Se relier

Quelles sont nos valeurs, expériences, intentions et attentes tant individuellement que collectivement ?

  • Voir ensemble, comprendre ensemble, agir ensemble

Comment traverser les étapes pour passer de l’individu au collectif

  • S’aligner

Quels sont les points d’équilibre pour avancer ensemble ?

  • Garder le cap

Quels sont nos indicateurs communs ?

  • Accompagner « L’agir ensemble »

Comment soutenir le collectif et l’amener dans l’action ?

  • Assurer le partage du rôle de gardien de « L’art d’agir ensemble »

Qui garantit « L’art d’agir ensemble » en co-responsabilité ?

Agir ensemble est un défi !

Pour permettre à nos invités d’expérimenter réellement les étapes essentielles de « L’art d’agir ensemble », nous sommes partis de l’individu, puis nous avons créé les conditions pour devenir un groupe que nous avons accompagné pour devenir une véritable équipe capable d’agir ensemble. L'équipe présente a été fortement interpellée par 2 éléments prioritaires :

1. Prendre le temps de s’aligner pour voir ensemble, comprendre ensemble, agir ensemble.
2. Le rôle et les compétences clés du garant de « L’art d’agir ensemble », appelé aussi facilitateur.

Notre collectif poursuit son engagement au profit de « L’art d’agir ensemble » en organisant des ateliers d’expérimentation qui permettront de renforcer les aptitudes dans ce domaine primordial pour le futur.

Et vous, comment passez-vous des paroles aux actes ? Vos partages sont les bienvenus.

  • Prendre le temps de s’aligner pour voir ensemble, comprendre ensemble, agir ensemble.
  • Le rôle et les compétences clés du garant de « L’art d’agir ensemble », appelé aussi facilitateur.

Notre collectif poursuit son engagement au profit de « L’art d’agir ensemble » en organisant des ateliers d’expérimentation qui permettront de renforcer les aptitudes dans ce domaine primordial pour le futur.

Et vous, comment passez-vous des paroles aux actes ? Vos partages sont les bienvenus.


Combien coûte votre participation aux séances dans votre entreprise ?

Derrière des déclencheurs comme faire plus avec moins ou faire mieux nous posons la question ?

Les séances ça coûte. Faisons le calcul ensemble !

Le point de départ est de considérer votre taux de satisfaction aussi bien dans les séances auxquelles que vous participez que celles que vous conduisez ?

Tenez compte ensuite du nombre de séances, de leur durée et du nombre de personnes présentes et vous obtiendrez l'investissement en temps.

Valorisons ensemble en francs le coût de votre investissement. Alors que la plupart d'entre-vous doivent faire valider la moindre dépense dans son activité, comment expliquez que nous n'ayons pas plus d'exigences sur l'engagement de nos ressources en séance.

Portez un regard sur la qualité de vos séances.

Nous vous invitons à questionner seul ou/et en équipe la qualité de vos séances au moyen du formulaire à télécharger ci-dessous.

Nos axes d'action :

Créer les conditions favorables, favoriser la participation active de tous et finalement AGIR ENSEMBLE.


Comment faire face aux vagues de sollicitations digitales ?

L’irruption des technologies digitales – smartphones, tablettes – perturbe profondément l’organisation du travail, et par conséquent, elle baisse la productivité. En cause : le mauvais usage de ces outils omniprésents qui envahissent aussi la vie privée. Ne pas gérer correctement son temps peut vite être source de stress. Et vous, êtes-vous de ces personnes toujours débordées ? Délais serrés, charge de travail, e-mails vous submergent ?

Des sollicitations débordantes

Quelques chiffres pour fixer le cadre. Selon une récente étude du cabinet Deloitte, un manager reçoit en moyenne 150 messages par jour. En supposant qu’ils arrivent à intervalles réguliers sur une journée de 10 heures, cela lui laisse quatre minutes pour lire un message et réfléchir un moment avant d’y répondre. Combien de temps lui restera-t-il alors pour faire son travail ? En France, une étude d’Adobe estimait qu’en moyenne, chaque manager passe 56% de son temps à surfer sur Internet et répondre aux messages qu’il reçoit. Depuis quelques années, des entreprises militent en faveur d’une politique de maîtrise de l’envoi de messages électroniques en copie. Leur objectif est de limiter les flux dans les messageries, dont 80% proviennent de l’interne.

Les sollicitations intempestives finissent aussi par perturber la capacité de concentration des travailleurs ainsi que l’a montré en 2015 l’Étude d’Alyson Gausby “Microsoft Study Attention Span” conduite par Microsoft au Canada. La multiplication des écrans diminue d’un bon tiers la capacité de concentration. Résultat : 37% des travailleurs canadiens tentent de rattraper le temps perdu en travaillant tard le soir et pendant le week-end. Autre effet de ce travail en mode « zapping » : la qualité du travail baisse également. La situation est proche, voire similaire, en Suisse.

Existe-t-il vraiment des solutions ?

Une organisation plus efficace du temps est-elle possible ? Comment faire face à cet envahissement de stimuli de toutes sortes ? Un bon outil de gestion du temps peut-il apporter une solution à ce problème ?

La réponse est oui si l’on fait appel à sa capacité personnelle d’organisation. Pour cela, je vous invite à visionner la vidéo de Julien Gueniat, manager et formateur, qui présente l’utilisation de la matrice préférentielle. Cet outil vous aidera à définir la priorité parmi tous vos objectifs ou activités en les confrontant les uns aux autres et ainsi décider de manière rapide et simple.

Cet outil, comme beaucoup d’autres, figure dans un petit livre très intéressant qu’il vient de publier aux éditions Dunod : « 2h Chrono pour mieux m'organiser ». Cet ouvrage a pour but de vous aider à mieux appréhender vos journées grâce à des objectifs clairs, des priorités identifiées, une concentration accrue, sans oublier de préserver du temps pour vous. Conçu pour être lu et applicable rapidement, grâce aux nombreux infographies et exercices, il est nourri d'exemples, conseils et témoignages.

Si vous êtes débordés, de nombreux outils existent pour faciliter votre organisation. Cependant, la solution ne viendra pas que de l’outil, c’est surtout à vous de débrancher pour préserver votre efficacité…


Devenir performant en harmonie avec soi… et les autres

Soyez performants, c’est en ordre ! La performance est suggérée tous les jours, à travers la publicité, les médias, en entreprise ou via les appareils connectés qui mesurent notre fonctionnement. Malheureusement, dans cette ère de la performance, il ne s'agit pas de faire bien, mais de faire plus (plus loin, plus vite, plus haut). Pour faire face à ces sollicitations quotidiennes, l’équilibre entre le corps et l’esprit, la confiance en soi et la stabilité émotionnelle sont des éléments essentiels à ne pas négliger. Ils permettent de maintenir, voire d'augmenter, ses performances tout en restant en harmonie avec soi, sans oublier ses collègues ou ses proches.

Plutôt que de décharger les tensions, mieux vaut ne pas se charger en tensions.

L’énergie est au cœur de la performance et de la qualité de vie. C’est sous cet angle que Denis Inkei présente dans son dernier ouvrage « La performance : desserrer les freins, booster les ressources » qu’il est possible d’influencer l’énergie psychique en intervenant sur les conditions intérieures.

L’auteur analyse les facteurs de stress et décrit un état physiologique idéal pour utiliser au mieux toutes ses capacités. Cet état est à l’opposé de celui imposé par le stress. Paradoxe : la recherche de performance est cause de stress. Pour y échapper, et entretenir un état favorable à la performance, il faut acquérir de nouveaux automatismes. Pour cela, l’auteur partage son expérience de façon simple et pratique afin de diminuer les moments de tension et ainsi atteindre ses objectifs tout en étant serein et solide.

Le stress au travail explose en Suisse.

La proportion de la population suisse s’estimant stressée est évaluée à 42% en 2016 selon le Job Stress Index proposé par Promotion Santé Suisse. Seize années plus tôt, le Secrétariat d’État à l’Économie l’évaluait à 26.6%. Atteindre ses objectifs, mais risquer le burnout, ce n’est pas de la performance. Alors que faire pour remédier à ce fléau ? C’est en travaillant de l’intérieur que l’on peut vivre les événements extérieurs de façon positive. Selon lui, la qualité de la performance repose sur deux éléments : la conscience de soi et le bon fonctionnement du corps. Détente, concentration, joie de l’instant présent, respiration : telles sont les attitudes qui, moyennant un entraînement, mènent le corps et l’esprit à un rendement optimal sans autodestruction.

Souhaitez-vous savoir si vous êtes victime du stress ? Dans l’affirmative, je vous invite à compléter le test sur le site http://www.stressnostress.ch/fr/stress-check.html. Et sans le cadre de votre fonction dirigeante, seriez-vous également un agent stresseur pour vos collaborateurs au cours de ces trois derniers mois ? Pour le savoir, réalisez le test http://www.stress-no-stress.ch/checkv/checkv.php?language=fr.

Intégrer de nouveaux comportements pour mieux conduire le corps et l’esprit.

De même que l’on peut apprendre à conduire un vélo et fixer cet apprentissage dans sa mémoire procédurale pour ne plus y penser après, on peut apprendre à bien conduire son corps et son esprit et installer ce nouvel acquis de sorte qu’il devienne automatique. Le cerveau intègre parfaitement de nouveaux comportements à condition de les répéter fréquemment.

Dès lors, intégrez-les au quotidien grâce à l'application de techniques simples et efficaces, transmises dans ce livre concret et positif. Abordable et détaillé, je vous le recommande vivement !


Êtes-vous prêt à dire et recevoir un « NON » ?

Peux-tu m’aider ? Oui, bien sûr ! Pourrais-tu t’en occuper ? Oui, avec plaisir ! Serais-tu d’accord de le faire ? Oui, tout de suite ! Voici quelques-unes des réponses qui me venaient spontanément lorsqu’une personne m’interpellait. Vous l’aurez compris, il m’était difficile de dire NON. Tellement la crainte de décevoir, de perdre le lien avec l’autre ou simplement blesser était présente que je n’osais pas clairement dire un mot de trois lettres qui aurait tout changer. Oui, ce mot c’était « NON ».

Dire oui à la personne et non à la demande

Le souhait de faire plaisir à l’autre était si fort que la réflexion n’existait plus. Quelques années plus tard, j’ai compris que lorsque je disais OUI à autrui je disais NON à moi-même. Cette prise de conscience du OUI qui impactait directement mon organisation, mon énergie, et par la même, l’atteinte de mes objectifs m’a permis de dire NON à la demande, mais OUI à la personne. Pour ne pas la blesser (eh oui, le naturel revient au galop), je propose (quand cela est possible) une alternative en fonction des besoins explicites ou implicites de mon interlocuteur.

« Lorsque vous dites oui aux autres, faites-en sorte de ne pas dire non à vous-même ».

— Paulo Coelho

Comment dire NON?

Pour éviter de tomber dans ce piège, il vaut la peine de prendre un instant pour analyser brièvement la situation. Posez-vous par exemple ces questions :

  • Qu'attend-on précisément de moi ?
  • De combien de temps, d'énergie et d'envie est-ce que je dispose ?
  • Qu'est-ce qui pourrait éventuellement en pâtir, si j'accepte la demande ?

À nos propres facteurs psychologiques s’ajoute le fait que les autres s’ingénient à nous rendre le NON difficile. Ils nous ont demandé une faveur, et aimeraient naturellement que nous la leur accordions. Pour cela, ils ont recours à des stratégies pour arracher un OUI de notre part :

  • Inspirer des sentiments de culpabilité
  • Faire du chantage
  • Faire pression
  • Profiter de l'effet de surprise
  • Flatter
  • Jouer sur la pitié

Face à de tels comportements, une seule solution : identifier ces stratégies et les désamorcer. Voyez qui veut quoi de vous, et quels moyens cette personne utilise pour atteindre son but. Prenez le recul nécessaire et identifiez à quelle stratégie recourt votre interlocuteur. Une fois que vous en serez conscient, et après avoir identifié le niveau d’importance et d’urgence de la demande vous pourrez lui répondre de manière aimable, mais ferme, en lui disant par exemple :

« Écoute, je te remercie pour ce mandat que j’effectuerai pour toi avec plaisir. Toutefois, je n’arriverai pas à dégager le temps nécessaire pour te rendre ce service dans le délai que tu me donnes. J’ai plusieurs tâches importantes telles que : X, Y, Z, que je dois effectuer encore aujourd’hui. Je reste à ta disposition pour d’autres mandats ».

La fermeté tout en douceur

L’important, lorsqu’on dit NON, est d’être ferme, mais en douceur. Si vous ne souhaitez pas accorder une faveur demandée, il vous faut le dire clairement. Le faire en prenant des gants, en étant aimable, de sorte que le refus ne blesse pas. Refuser de rendre un service ne fera pas de vous une mauvaise personne. Personne ne peut être constamment à disposition des autres. On se fait facilement reprocher d’être égoïste, mais veiller à son bien-être n’est pas faire preuve d’égoïsme, c’est une saine manière de se préserver durablement. Êtes-vous d’accord ? Oui ou Non ?

Et vous ? Quelle est votre réaction lorsque l’on vous refuse quelque chose ? Acceptez-vous le NON ou avez-vous tendance à vouloir convaincre l’autre ? Trouvez-vous normal que les autres ne satisfassent pas toujours vos désirs, vous sentez-vous blessé ?

Pour recevoir un NON, d’abord ne le prenez pas personnellement. Prenez le temps de respirer, et ensuite clarifiez les raisons du NON à votre demande. Rappelez-vous, qu’un vrai NON et plus précieux qu’un faux OUI. Alors, vous sentez-vous prêt à dire ou recevoir un NON ? Oui ou Non ?


Le secret de l'équilibre

Samedi dernier, j’ai rencontré Daniel Dunkel à la plage de Lutry. Depuis quelques années, il embellit le paysage avec ses œuvres éphémères à partir de mars jusqu’à fin avril. Intrigué par son art, et voulant en savoir davantage sur sa méthode qui consiste à faire tenir en équilibre des pierres, il a répondu à toutes mes questions et m’a autorisé à le filmer avec mon Smartphone.

Ensuite, il m’a donné l’occasion de poser ma première pierre en équilibre. Après quelques minutes, et de multiples essais, j’ai réussi à faire tenir en équilibre une pierre à la verticale qui s’appuyait sur celle d’en dessous uniquement sur sa partie la plus pointue.

L’équilibre est une quête personnelle. L’année dernière, grâce à l’accompagnement d’une Art Thérapeute, l’occasion m’ a été donnée de prendre conscience de l’impact et l’importance de l’équilibre autant dans sa vie privée que professionnelle. Ce fut une expérience inoubliable qui m’a permis de m’ouvrir vers de nouveaux horizons.

Cette expérience m’a permis de comprendre l’importance de l’alignement. En effet, l’équilibre se fonde sur l’alignement de la pierre avec trois points de contact. Dès que j’ai pu ressentir l’effet de l’alignement sur la pierre, celle-ci s’est parfaitement tenue en équilibre.

Pour partager mon apprentissage, j’ai réalisé une brève séquence vidéo avec l’application “Splice” fournie par Go Pro. À la fin de la séquence, vous découvrirez ma définition personnelle de l’équilibre issue de cette expérience.

La nature nous offre l’occasion d’apprendre. Alors, vous aussi, profitez d’une balade en forêt ou sur une plage pour ressentir la force, et les bienfaits, de l’équilibre.