Comment passer d’une formation présentielle à distancielle ? Expériences.

Il était une fois…

une formation prévue de longue date pour 15 apprentis vaudois. Une formation pour les aider à mieux s’organiser et à gérer leur temps.

Comme à deux c’est toujours mieux, deux formateurs ont relevé le défi et co-créé des bijoux de documents pour cette journée : cadre, programme ou dispositif de formation, objectifs pédagogiques, fil rouge, intention des exercices, pitch, travail préparatoire, PowerPoint, etc. Ils ont sélectionné des extraits vidéo, puisé les anecdotes dans leurs expériences et dans la bibliographie. Ils ont même prévu de mettre la main à la pâte pour visualiser et cuisiner un véritable gâteau de l’énergie.

Voilà que le virus débarque

Plus question de formation en salle. Ou alors virtuelle. Le séminaire est d’abord annulé. On se dit que la thématique est pourtant d’actualité : on doit sans cesse apprendre à s’organiser (ou se réorganiser) pour mieux gérer son temps. Aussi ou surtout en formation. Voilà nos deux formateurs qui se disent qu’une petite adaptation devrait faire l’affaire.

Rien de moins vrai. Va falloir changer de cuisine, de recette. Il n’est plus possible de cuisiner pour de vrai un gâteau de l’énergie en guise de dessert. Le défi est passionnant mais il faut tout reprendre. Du travail préparatoire au plan d’action en passant par les objectifs à rediscuter avec le mandant.

Nous avons passé beaucoup de temps pour adapter ce cours pour l’animer via ZOOM. Nous avons raccourci les séquences, varié les moyens et outils, créé des sous-groupes virtuels, multiplié les discussions en ligne (Live Chat), effectué une expérience chimique en LIVE, utilisé le tableau blanc, procédé à un sondage en ligne, sélectionné des vidéos adéquates.

Nous avons même initiés les participants aux techniques de pleine conscience. Une gageure en LIVE mais le résultat était supérieur à nos attentes et ils ont beaucoup apprécié l’énergie placée dans cette formation.

Faire des choix pour rendre digeste

Nous avons surtout dû couper, couper et couper encore. Les ciseaux, ce meilleur allié du formateur, ont sévi. Moins, c’est PLUS. La sauce a pris, les invités ont apprécié ces mets apprêtés avec amour, mijoté longtemps. De l’entrée au dessert, ce fût pour les participants et les formateurs, un vrai plaisir gustatif et une odeur de reviens-y. Pas de gâteau cuisiné en salle mais un très bon dessert.

Ce que nous avons constaté, ce que nous recommandons et que nous allons encore renforcer.

Liste non exhaustive:

Fort intérêt de la part de ce public-cible (17-25 ans) pour une formation sous cette forme. Un seul absent sur 15 inscrits dans la situation sanitaire actuelle, un vendredi, durant les vacances scolaires.

Depuis le début du semi-confinement, plusieurs participants-tes, mais pas tous-tes, sont devenus des pro des formations en ligne.

Chaque intervenant -e, chaque prof, chaque employeur y va de son type de plateforme : ZOOM, Skype, Face Time, Teams… Les jeunes ont – à juste titre – des attentes élevées et ne se privent pas de relater les expériences difficiles où leur profs “ne maitrisaient pas le truc ou le rythme ».

Technique

Avant

  • Envoyer un mode d’emploi pour Visio-formation, règles du jeu.
    • Ce sont souvent les maîtres d’apprentissage ou chargés de formation qui ont inscrit les participants via les emails professionnels sur le LMS de notre mandant. Soit l’email du participant, soit celui du maître d’apprentissage.
    • Résultat : les travaux préparatoires ou le lien vers la Visio-formation ne parviennent pas ou tardivement aux participants-tes qui n’ont pas accès à leur emails pro en télétravail ou durant les vacances.
  • Envoyer des documents de formation (Travail préparatoire ou support de cours) sur des emails privés, pose la question du respect de la sphère privée. Les jeunes participants-es n’y sont pas vraiment sensibles.
  • Rappeler l’importance du travail préparatoire Même à la maison, les participants-es ne ne sont pas en vacances.
  • Chacun n’a pas son propre ordi. Penser à ceux qui passent leur journée ZOOM / TEAMS sur un iPhone ou un Samsung. Pas facile de tout lire, de voter, de chatter, de montrer à l’écran et d’être vu ou entendu dans de bonnes conditions.

Pendant

  • Animer à deux tant la charge est lourde : aspects pédagogiques, virtuels, techniques, nouveauté du canal.
  • Mettre à dispo un moment « Bac à sable » de 15 minutes avant le début pour la mise en route.
  • Enregistrer quelques séquences ZOOM pour le suivi.
  • Contrairement à d’autres tranches d’âge, les jeunes se moquent d’être vus dans leur cuisine, vautrés sur leur canapé ou dans leur chambre mal rangée. D’autres ont soigné leur apparence, leur environnement.

Après

Méthodologie

Avant

  • Chacun n’a pas son propre ordi. Penser à ceux qui passent leur journée ZOOM/TEAMS sur un iPhone ou un Samsung. Pas facile de tout lire, de voter, de chatter, de montrer à l’écran et d’être vu ou entendu dans de bonnes conditions.
  • Placer des mini-pauses. En intégrer aux travaux en sous-groupes.
  • Le « Chat » permet aux participants de communiquer entre eux. Ces interactions échappent au formateur.

Pendant

  • Varier au maximum les activités, le rythme, les séquences, les moyens.
  • Oser des options en dehors de ZOOM ou TEAMS.
  • Faire bouger les participants dans leur environnement : balcon, cuisine s’ils le souhaitent.
  • Leur proposer de s’appeler en binôme pour discuter d’une thématique en marchant (Marche réflexive).

Après

  • Possibilité de refaire une mini session via ZOOM/Teams de 20’ pour assurer le suivi.
  • Vérifier la mise en application du plan d’action